EPI Services 

Mit der Schaffung der EPI Services als zentralem Dienstleister und der Bündelung zentraler Service-Einheiten wurde ein wichtiger Schritt zur weiteren Effizienzsteigerung und Professionalisierung gemacht. Das erste Jahr zeigt, dass sich das Konzept bewährt und es konnten bedeutende Meilensteine erreicht werden.

So stärkt die Verabschiedung und Umsetzung der neuen Human-Resources-Strategie mit Schwerpunkten in der Personalführung- und entwicklung sowie der Digitalisierung die EPI als attraktive Arbeitgeberin und erhöht die Effizienz der Personalprozesse.

Die Einführung eines zentralen Prozessmanagements mit einer umsetzungs- und handlungsorientierten Governance ermöglicht es, Prozessthemen über die Betriebe hinweg gebündelt und gemeinsam anzugehen.

Die Rekrutierung der ICT-Leitung erfolgte reibungslos und der neue Leiter Patrick Bianco konnte bereits wichtige Impulse setzen. Die Erneuerung der Infrastruktur und die Auslagerung des hauseigenen in ein externes Rechenzentrum bieten nicht nur Mehrleistung, sondern auch zusätzliche Stabilität und Sicherheit.

Im Verlaufe des Jahres hat der Sicherheitsbeauftragte auch das Risikomanagement der EPI Stiftung übernommen mit dem Auftrag, ein integrales Risikomanagement zu etablieren. Die Grundlagen sind erarbeitet und der Regelprozess beginnt im Jahr 2025 zu greifen.

Die EPI Apotheke hat im vergangenen Jahr bedeutende Beiträge in Projekten wie der Verbesserung des Arzneimittelmanagements, der Optimierung von Notfallkonzepten und internen Schulungen geleistet, um die Sicherheit und Qualität der Versorgung weiter zu steigern.

Im Bereich der Hotellerie und Infrastruktur standen Optimierungs- und Erneuerungsmassnahmen im Vordergrund, um die erbrachten Dienstleistungen vom Facilitymanagement bis hin zur Gastronomie weiterhin in der gewohnten Qualität und Effizienz erbringen zu können.

Der Blick nach vorn zeigt ein spannendes und herausforderndes Jahr 2025. Mit Engagement, Kundenorientierung und Professionalität werden die EPI Services die kommenden Aufgaben meistern und im Verbund weiterhin einen wesentlichen Wertbeitrag für die Organisation leisten.

Hans-Peter Keller, COO

ICT

Mit dem Life-Cycle-Ersatz in der Basisinfrastruktur (Server, Datenbanken, Back-up, Datenspeicher, Netzwerk), der Inbetriebnahme eines externen Rechenzentrum-Standorts und zusätzlichen Optimierungen über die Rechenzentren hinweg setzte die ICT ein strategisches Grossprojekt erfolgreich um.

Die WLAN-Infrastruktur wurde ebenfalls erneuert, um eine arealweite Abdeckung gemäss Spezifikationen für die Klinik Lengg und die Stiftungsbetriebe zu gewährleisten. Bis zu 700 Geräte profitieren von verbesserter Abdeckung und Geschwindigkeit, was die Nutzererfahrung erheblich steigert.

Im Bereich Cyber-Security wurden die regelmässigen Aufklärungskampagnen erfolgreich fortgeführt und damit die Sensibilisierung der Benutzerinnen und Benutzer merklich gesteigert. Ebenso konnten aufgrund zusätzlicher Penetrationstests weitere Schutzmassnahmen für die Infrastruktur eingeführt werden.

In der Telefonie wurden neue Managementinstrumente für Softwareupdates eingeführt und ein Rolloutprojekt für eine neue Smartphoneflotte gestartet. Das in der ICT implementierte Demand- und Projektportfoliomanagement hilft, bessere Strukturen zur Steuerung von Vorhaben zu schaffen. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Schaffung von Transparenz und der Sicherstellung eines strategiekonformen Einsatzes der Ressourcen.

Die Betriebsstabilität war auch im vergangenen Jahr sehr gut. Es traten keine schwerwiegenden Störungen der Basisinfrastruktur oder der Fachanwendungen auf. Die laufenden Automatisierungsinitiativen mittels robotergestützter Prozessautomatisierung in der ICT führten zu einem standardisierten, elektronischen Prozess, mit dem neue Mitarbeitende eingeführt werden. Weitere Automatisierungsvorhaben sind angelaufen. Die ICT ist damit bestens vorbereitet, den digitalen Reifegrad und die Effizienz der EPI Stiftung weiter zu erhöhen. Und «last but not least» wurde auch die ICT Governance weiterentwickelt, um die Leistungsfähigkeit der Abteilung weiter zu steigern.

Patrick Bianco, Leiter ICT

Human Resources

Mit der Freigabe der HR-Strategie im Stiftungsrat im Juni konnte der Grundstein für die künftige Personalarbeit gelegt werden. Ein zentrales Element der HR-Strategie ist die Digitalisierung mit dem Ziel, für Mitarbeitende attraktiv zu sein und die HR-Kernprozesse effizient zu gestalten. Sie schreitet mit grossen Schritten voran. Seit Frühling 2024 haben alle Mitarbeitenden Einsicht in ihr Personaldossier und Zugang zu ihren Personaldaten über einen Webzugang oder über eine App. So können die eigenen Angaben jederzeit ortsunabhängig eingesehen, überprüft und angepasst werden. Die Vorgesetzten haben hiermit auch Einsicht erhalten in die Personaldossiers ihrer unterstellten Mitarbeitenden und können sich tagesaktuelle Listen mit Daten zu ihren Mitarbeitenden mit wenigen Klicks generieren z.B. zu den Dienstjubiläen.

Seit Sommer 2024 werden seitens Human Resources vermehrt «Workflows» eingesetzt, um Prozesse auszulösen und zu steuern. So können an Vorgesetzte und Mitarbeitende Aufgaben verschickt werden, die mitunter auch zu quittieren sind. Diesen Herbst wurde in dieser Weise erstmals der Prozess des jährlichen Gespräches mit den Mitarbeitenden unterstützt. Wenn Vorgesetzte die Aufgabe nicht zeitgerecht bestätigen, werden sie automatisch daran erinnert. Dies ermöglicht im Einzelfall auch nachzufragen und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.

Die Digitalisierung wird auch im Jahr 2025 weiter vorangetrieben. Es werden wesentliche Personalprozesse wie der Eintrittsprozess digitalisiert und mit einem durchgängigen «Workflow» unterstützt, damit die Einführung für neue Mitarbeitende möglichst reibungslos verläuft und nichts vergessen geht.

Claudia Kaiser, Leiterin HR

EPI Apotheke

Im vergangenen Jahr lag der Fokus auf mehreren bedeutenden Projekten. Ein zentraler Schwerpunkt war die Überarbeitung des Arzneimittelmanagements der Schenkung Dapples, wodurch die Arzneimittelsicherheit für die Jugendlichen erheblich verbessert werden konnte. Auch die Optimierung des Notfallkonzepts und der Notfallkoffer für die Klinik Lengg wurde erfolgreich vorangetrieben, um die Versorgung im Notfall weiter zu stärken.

Ein Meilenstein war zudem die erstmalige Durchführung interner Schulungen und Prüfungen im Bereich «Medizinaltechnische Massnahmen und Arzneimittelmanagement» im EPI WohnWerk. Diese Weiterbildungen haben die Kompetenzen der Teilnehmenden gestärkt und leisten einen wichtigen Beitrag zur verbesserten Arbeitsorganisation und -qualität auf den Abteilungen.

Den positiven Entwicklungen standen jedoch auch Herausforderungen gegenüber. Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen erschwerte die Besetzung offener Stellen und führte zu einer erhöhten Belastung der vorhandenen Ressourcen. Hinzu kamen anhaltende Lieferengpässe bei Arzneimitteln, die die Versorgungsprozesse beeinträchtigten.

Das Team der EPI Apotheke arbeitet weiterhin mit grossem Engagement daran, die Qualität der Dienstleistungen nicht nur zu sichern, sondern kontinuierlich zu verbessern.

Ilka Wilharm, Leiterin Apotheke

Bereich Sicherheit

Nachdem 2023 der Fokus auf der Entwicklung und Implementierung des Krisen- und des Business-Continuity-Managements lag, wurden 2024 Verbesserungen am Risikomanagementprozess der EPI Stiftung eingeführt – ein wesentlicher Schritt hin zu einem dynamischen integralen Risikomanagement, dessen Prinzipien auf allen Stufen angewendet werden können.

Ein gutes Beispiel für bereichs- und abteilungsübergreifend wahrgenommene Mitwirkungs- und Umsetzungsverantwortung war der überaus positive Schlussbericht der Areal-Umweltkontrolle von «Entsorgung und Recycling Zürich».

Das EPI WohnWerk und der Feuersuchtrupp des Facilitymanagements waren stark gefordert: In Schulungen und Evakuationsübungen vermittelten Notfallorganisationen die Fähigkeiten für eigenständiges Handeln im Ernstfall. Besonders lehrreich waren Gesamtübungen unter Einbezug der Klientinnen und Klienten.

Dass das Thema Inklusion im Bereich Sicherheit auch in anderer Hinsicht gefragt ist, zeigten die erstmalig durchgeführten Arbeitssicherheitsschulungen und Nothelferkurse für Klientinnen und Klienten der EPI Werkstatt, die nun jährlich durchgeführt werden sollen.

Die Einführung des Prozesses Bedrohungsmanagement in der Klinik Lengg, die Begleitung kritischer interner Vorfälle sowie weitere Einsätze externer Sicherheitsdienste im EPI WohnWerk sind Beispiele für einen oft kaum sichtbaren, jedoch notwendigen Teil der Sicherheitsaufgaben, der uns auch in Zukunft beschäftigen wird.

Jan-Philipp Kessler, Sicherheitsbeauftragter

Prozessmanagement

Im Juni wurde eine zentrale Prozessmanagementstelle geschaffen, mit dem Ziel, ein unternehmensweites Prozessmanagementsystem für die EPI und die Klinik Lengg aufzubauen.

Mit der Verabschiedung einer handlungs- und umsetzungsorientierten Prozess-Governance, die auf einer Ist-Analyse unter Führungskräften basiert, konnte ein erster wichtiger Meilenstein erreicht werden.

Zu den Hauptprojekten im Jahr 2025 zählen die Optimierungen der Qualitätsmanagementsysteme im EPI WohnWerk und in der Klinik Lengg, die Einführung einer digitalen Applikationslandschaft und die Digitalisierung der übergreifenden HR-Prozesse. Ein Beispiel für Zusammenarbeit ist der Jour fixe zwischen den Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement von EPI WohnWerk, Klinik Lengg und Prozessmanagement. Diese Initiativen schaffen klare Strukturen, Standardisierung und eine nachhaltige Verbesserung von Effizienz und Qualität.

Kevin Hilkersberger, Prozessverantwortlicher