EPI Services 

Die EPI Services haben sich als starker, flexibler und zukunftsgerichteter Partner in der EPI Stiftung etabliert.

Im Jahr 2025 fokussierten sich die EPI Services auf drei strategische Stossrichtungen, die die Arbeit und Prioritäten sowohl innerhalb des Teams als auch gegenüber internen und externen Partnern massgeblich bestimmten.

Die betriebliche Exzellenz stand im Zeichen der weiteren Standardisierung und Optimierung der Prozesse. Ziel war es, Abhängigkeiten von lokalem Wissen und einzelnen Personen zu vermindern und durch klar definierte, robuste Prozesse einen zuverlässigen und risikoarmen Betrieb sicherzustellen. Ein zentraler Erfolgsfaktor bildet dabei die konsequente Ausrichtung auf klar definierte Kundenanforderungen. Dies trägt dazu bei, dass die Leistungen effizient und kostengünstig erbracht werden. So wird das insgesamt bestmögliche Ergebnis für die Stiftung erreicht und die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung geschaffen.

Die gezielte Entwicklung und Transformation der Organisation erfordert eine klare strategische Ausrichtung, ein gemeinsames Werte- und Zielverständnis sowie geeignete strukturelle und kulturelle Rahmenbedingungen. Durch den kontinuierlichen Ausbau interner und externer Partnerschaften sowie die Stärkung der organisatorischen Leistungsfähigkeit konnten die EPI Services ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg schaffen.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf Sicherheit und Compliance mit dem Ziel, Menschen, Reputation, Sachwerte und Informationen noch wirksamer zu schützen. Klare Regelungen, definierte Qualitätsstandards, systematische Schulungen sowie die konsequente Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben tragen wesentlich zur Risikominimierung bei. Regelmässige Kontrollen und kontinuierliche Verbesserungen stärken das Vertrauen der Anspruchsgruppen und erhöhen die Widerstandsfähigkeit der Organisation.
Auch im Jahr 2026 bleiben die Anforderungen hoch. Als zentraler Dienstleister leisten die EPI Services weiterhin einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung und zur Weiterentwicklung des Leistungsangebots der EPI Stiftung und der Klinik Lengg. Gemeinsam mit unseren internen und externen Partnern werden wir die strategischen Ziele konsequent weiterverfolgen.

Hans-Peter Keller, COO

Hotellerie

Das Jahr 2025 war für die Hotellerie geprägt von der konsequenten Umsetzung vielfältiger und zukunftsorientierter Massnahmen. Im Mittelpunkt standen die weitere Schärfung der Marktausrichtung, der gezielte Ausbau digitaler Prozesse sowie die fortlaufende Professionalisierung sämtlicher Leistungsbereiche. Entlang der Stossrichtung der EPI Services von betrieblicher Exzellenz sowie Entwicklung und Transformation wurden wesentliche Grundlagen für nachhaltige Qualität, Effizienz und Wachstum geschaffen.

Ein herausragender Meilenstein im vergangenen Jahr war die internationale Auszeichnung des Kochbuchs «Make food soft» von Bernd Ackermann und Gordan Angerhöfer. An der Preisverleihung des Gourmand World Cookbook Awards wurde das Werk als bestes Kochbuch der letzten 30 Jahre in der Kategorie «Health & Nutrition» ausgezeichnet. Dies unterstreicht die Kompetenz der Küche der EPI im Bereich gesundheitsorientierter Ernährung und Spezialkostformen.

Am Mitarbeitendenfest im Spätsommer präsentierten Gastköche unter dem Motto «Freunde für Freunde unter einem Dach» ihre Signature Dishes in moderner Street-Food-Form. Der Anlass förderte den fachlichen Austausch und die Vernetzung. 
Im Restaurant EPI Park standen Sichtbarkeit, Produktvermarktung und Marktausrichtung im Zentrum. Die überarbeitete Webseite verbesserte die digitale Auffindbarkeit und Kundenansprache. Ende November wurden die neuen «Handgemacht»-Produkte lanciert und erzielten insbesondere im Weihnachtsgeschäft erfreuliche Verkaufserfolge. Auch der Glühweinverkauf am «Singing Christmas Tree» entwickelte sich sehr positiv. Zudem wurde das gastronomische Marketing neu ausgerichtet, um gezielt Zielgruppen mit stabiler Kaufkraft anzusprechen.

Im Seminarbereich lag der Schwerpunkt auf Infrastruktur, Technik und Digitalisierung. Im Park Saal wurde moderne Präsentationstechnik installiert und die Audioanlage vollständig erneuert. Zudem erfolgte der Ersatz sämtlicher Tischplatten, wodurch Funktionalität, Erscheinungsbild und Sicherheit nachhaltig verbessert wurden. Mittels eines neu erstellten Drohnenvideos können die Seminarräume «besichtigt» werden, was die digitale Direktvermarktung erleichtert. Die aktive Neukundengewinnung wurde durch Kaltakquise sowie die Teilnahme an der MICE Lounge, dem Networking-Event der Hospitality- und Tourismusbranche, weiter intensiviert. Auch hier lag der Fokus auf wirtschaftsunabhängigen Zielgruppen und der Optimierung von Prozessen im Sinne einer kontinuierlichen Angebotsentwicklung.

Zusätzlich wurde der Internetauftritt optimiert und ein neues Reservationssystem lanciert und integriert, wodurch zentrale Prozesse vereinfacht und die Effizienz gesteigert werden konnten.

Die Wäscherei erzielte sowohl strukturelle als auch marktorientierte Fortschritte. In Zusammenarbeit mit der Schulthess Maschinen AG wurden ein Referenzvideo und eine Referenzpublikation erstellt und erfolgreich über Social-Media-Kanäle verbreitet. Die Akquisition externer Neukunden wurde weiter ausgebaut, insbesondere in den Bereichen kirchliche Organisationen, Immobilienvermietung, Facility Services sowie Altersinstitutionen. Technische Erneuerungen sowie Optimierungen in der Maschinenplatzierung und digitale Anbindungen führten zu höherer Effizienz und besserer Datentransparenz.

Im Bereich Reinigung lag der Fokus auf Effizienzsteigerung, Qualitätssicherung und Kostenoptimierung. Im Rahmen des Projekts Einsparpotenzial Wohnhaus auf der Rüti 2026 wurden neue Dienstbeschreibungen erarbeitet. Der Rollout im Januar 2026 ermöglicht eine nachhaltige Kostenreduktion. Für das neue Gebäude des ambulanten Therapiezentrums ZAR erfolgte die Detailplanung, Einführung sowie das laufende Monitoring des externen Reinigungsdienstleisters, um einen stabilen und qualitativ hochwertigen Betrieb sicherzustellen.

An der Reception konnten zwei Projekte erfolgreich abgeschlossen werden: Das Projekt «Clean Desk» – ein wichtiger Beitrag bezüglich Sicherheit und Compliance – umfasste die Integration versenkbarer Bildschirme, die Neugestaltung der Arbeitsflächen, eine optimierte Beleuchtung sowie ein Relief-Logo am Front Desk. Damit wurde eine moderne, funktionale und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung erreicht. Aus dem Projekt Beschallung ging ein neues Soundsystem hervor, was die Aufenthaltsqualität im Empfangsbereich spürbar verbessert.

Der Etagenservice legte die Grundlagen für die strategische Weiterentwicklung ab 2026. Die Grobplanung zur Neuorganisation des Zimmerservices auf den Stationen N1 und N2 wurde erarbeitet. Zudem wurden zusätzliche Hotellerie-Dienstleistungen für die Privatstation N1 erarbeitet, um das Leistungsangebot nachhaltig zu erweitern und die betriebliche Exzellenz weiter zu stärken.

Rudi Grasern, Leiter Hotellerie

ICT

Das Jahr 2025 stand im Bereich ICT im Zeichen der Transformation, Konsolidierung, Optimierung und strategischen Weiterentwicklung. Durch ein bewusstes und aktives Lieferantenmanagement konnten bedeutende Einsparpotentiale erreicht sowie Synergien innerhalb der Organisation geschaffen werden. Diese Massnahmen trugen wesentlich zur betrieblichen Exzellenz resp. zur nachhaltigen Effizienzsteigerung der ICT bei.

Auf Infrastrukturseite wurden zentrale Zukunftsprojekte konsequent vorangetrieben. Die Einführung von Windows 11 sowie das Projekt Microsoft 365 bildeten dabei wichtige Meilensteine. Mit SharePoint Online erhielten die EPI Betriebe sowie die Klinik Lengg AG ein modernes, zentrales Intranet, das die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch nachhaltig verbessert und damit die Entwicklung digitaler Prozesse unterstützt.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Erarbeitung eines neuen Druckerkonzepts sowie der umfassenden Erneuerung der Druckerinfrastruktur, um Betriebssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit zu erhöhen.

Im Bereich IT-Governance wurden gezielt Investitionen getätigt. Die ICT-Services wurden strukturiert, transparent und verbindlich in einem Servicekatalog zusammengefasst. Zudem wurde ein ICT-Applikationsbetriebsmodell entwickelt, das sämtliche Applikationen entlang ihres gesamten Lebenszyklus steuert und klare Zuständigkeiten definiert.

Die Informationssicherheit nahm 2025 ebenfalls einen hohen Stellenwert ein. Erkenntnisse aus durchgeführten Penetrationstests konnten systematisch analysiert und in konkrete Sicherheitsmassnahmen überführt werden. Neben technischen und organisatorischen Massnahmen wurde insbesondere in die Sensibilisierung der Mitarbeitenden investiert. Ergänzend wurden eine Krisenkommunikations-App eingeführt, verbesserte Schliess- und Sicherheitsmechanismen umgesetzt sowie eine Business Impact Analyse und ein Business Continuity-Plan erarbeitet –zentrale Elemente in den Bereichen Sicherheit und Compliance.

Im Rahmen der Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes wurde eine Strategie für ein modernes, digitales Arbeitsumfeld definiert. Diese legt fest, wie Computer und mobile Arbeitsgeräte künftig standardisiert, eingesetzt und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg geplant und erneuert werden. Parallel dazu wurden neue Mobiltelefone eingeführt sowie die Telefonie- und Alarmierungssysteme technisch erneuert. Dadurch konnten die Verfügbarkeit, Sicherheit und langfristige Einsatzfähigkeit dieser Systeme sichergestellt werden.

Die ICT war zudem aktiv in verschiedene Fachprojekte eingebunden, darunter die Evaluation und Einführung einer neuen Schülersoftware, die Einführung eines Patientenportals, die automatisierte Übertragung von Vitalparametern in das klinische Informationssystem sowie allgemein die Übertragung von Prozessen von sich wiederholenden Büroaufgaben an intelligente Automatisierungssysteme mittels «Robotic Process Automation».

Die Betriebsstabilität, ein wesentlicher Aspekt der betrieblichen Exzellenz, war im vergangenen Jahr auf einem sehr hohen Niveau. Es traten keine schwerwiegenden Störungen der Basisinfrastruktur oder der Fachapplikationen auf.

Patrick Bianco, Leiter ICT

Human Resources

Das HR war in allen drei Stossrichtungen der EPI Services aktiv, wie die folgenden Beispiele exemplarisch zeigen: Um die Abläufe zu verbessern, wurde eine klare Trennung zwischen «Plan- bzw. Soll-Daten» und «Ist-Daten» eingeführt. Konkret wird im HR-System ein Sollstellenplan abgebildet. Mithilfe passender Auswertungen lassen sich Unterschiede zum aktuell vorhandenen Personal erkennen. Diese Unterscheidung liefert den Führungskräften gute Steuerungsdaten. Grundlage dieser Neuerung bilden ein Stellenkonzept und eine klar definierte Aufgaben- und Rollenstruktur.

Parallel dazu wurde auch die Digitalisierung des Eintrittsprozesses vorangetrieben. Im aktuell laufenden Pilotbetrieb konnten einige Anfangsschwierigkeiten ausgemerzt werden. Für die flächendeckende Einführung des Prozesses ist nun noch ein Systemrelease erforderlich.

Alle Führungskräfte wurden mit einer grossen Schulungsinitiative zu gesunder Führung und einem überarbeiteten Prozess im Anwesenheitsmanagement stärker verpflichtet, sich für das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeitenden mitverantwortlich zu fühlen. Die Vorgesetzten werden dabei durch die Applikation Carema unterstützt. Es bleibt abzuwarten, ab wann sich die Ergebnisse auch in zentralen Kennzahlen wie der Absenzquote abbilden lassen.

Die Frage der Sicherheit stand in der neu geschaffenen Weisung zum Schutz der persönlichen Integrität im Zentrum. Auch in diesem Themenfeld wurden alle Führungskräfte flächendeckend geschult. Sie wiederum waren dafür verantwortlich, alle Mitarbeitenden über das Thema zu informieren. Jene Mitarbeitenden, die mehr dazu wissen wollten, konnten ein Referat einer externen Fachperson besuchen und dort auch Fragen stellen.

Claudia Kaiser, Leiterin Human Resources

EPI Apotheke

Das Jahr 2025 stand in der EPI Apotheke unter den Stichworten kontinuierliche Weiterentwicklung, Beteiligung an verschiedenen Projekten, Erhalt von Stabilität im Team und Qualitätsmanagement. Nach wie vor stellen die Folgen des Fachkräftemangels und der Lieferengpässe im Arzneimittelbereich eine Herausforderung dar.

Auf Seiten der Weiterentwicklung und der Projekte ist die Ausweitung der Schulungen zur Kompetenzerweiterung von nicht-pflegerischen Mitarbeitenden im EPI WohnWerk, die vertiefte Zusammenarbeit mit der Klinik Lengg im Bereich interdisziplinärer Richtlinien sowie die neue Zusammenarbeit mit der OSSL im Bereich der schulärztlichen Impfungen zu erwähnen. Diese Aktivitäten stärken die Qualität der Dienstleistungen über alle Bereiche hinweg und tragen wesentlich zur Professionalisierung bei.

Einbringen konnte sich die EPI Apotheke zudem bei einer neuen Arzneimittelstudie der Klinik Lengg inkl. vorangehender Inspektion und im Klinik-Audit der Gesundheitsdirektion. Besonders erfreulich ist, dass die EPI Apotheke als auch die EPI Produktionswerkstatt kurz vor Jahresende die turnusmässige Swissmedic-Grosshandelsinspektion erfolgreich bestanden haben. Dies bestätigt die konsequente Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie die hohen Standards im Arzneimittelmanagement und unterstreicht das kontinuierliche Engagement des Unternehmens in den Bereichen Sicherheit und Compliance.

Ilka Wilharm, Leiterin Apotheke

Bereich Sicherheit

Für den Fachbereich Sicherheit lag der Fokus 2025 auf der infrastrukturellen Sicherheit, dem Objektschutz und der Governance. Zum letzten Thema wurde ein erster Vorschlag einer «Sicherheitspolitik für EPI und Klinik Lengg» formuliert, um die Verwaltung, Überwachung und Überprüfung von Informationssicherheit in der Stiftung und der Klinik zu vervollständigen. Dieser wird 2026 sowohl dem Stiftungsrat der EPI als auch dem Verwaltungsrat der Klinik Lengg AG in die Vernehmlassung gegeben.

Die Überprüfung der infrastrukturellen Sicherheit des EPI WohnWerks machte kritische Schwachstellen sichtbar. Verbesserungsmassnahmen in den Bereichen Technik, Organisation und Personal wurden geplant und zum Teil bereits umgesetzt. Mit der Zustimmung der Geschäftsleitung EPI zu einer modernen integrierten, ausbaufähigen Videoüberwachungslösung, die ab 2026 operativ sein wird, wurde zudem ein weiterer wichtiger Schritt im Bereich Personen- und Objektschutz und somit Sicherheit und Compliance getan.

Die Vorbereitungen auf den geplanten Stromunterbruch durch das ewz bezogen alle Betriebe ein und stärkten die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Dabei wurden wichtige Informationen zu kritischen Systemen erfasst und dokumentiert. Auch kam Notfallmaterial zum Einsatz und Schlüsselpersonen waren vor und während des Unterbruchs vor Ort, was das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Business Continuity-Massnahmen nachweislich stärkte, die sicherstellen, dass die EPI und ihre Betriebe auch in Krisensituationen handlungsfähig bleiben. Diese Krisenmanagement-Team-Übung zeigte, wie wichtig klare Prozesse und Strukturen sind: Die Teammitglieder des Krisenmanagements mussten dabei erstmals ihre Rollen in einem Szenario umsetzen.

Entwicklung und Transformation bedeutete für den Fachbereich Sicherheit, die betrieblichen und organisatorischen Grundlagen des Projekts Zutrittskontrollsystems EPI vorzubereiten und weiterzuentwickeln.

Das Audit der Branchenlösung Arbeitssicherheit H+ in der Klinik Lengg konnte mit gutem Resultat abgeschlossen werden, was die Bedeutung der interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen der EPI und der Klinik Lengg unterstreicht.

Jan-Philipp Kessler, Sicherheitsbeauftragter

Prozessmanagement

Im Jahr 2025 lag der Fokus des Prozessmanagements auf der weiteren Etablierung verbindlicher Strukturen sowie der operativen Umsetzung zentraler Grundlagen. Damit leistete es einen wesentlichen Beitrag zur Entwicklung und Transformation der Organisation. In enger Zusammenarbeit mit den Qualitätsverantwortlichen des EPI WohnWerks und der Klinik Lengg wurden deren Qualitätsmanagementsysteme vollständig auf eine neue Applikation umgestellt und in den Betrieben erfolgreich eingeführt. Mit der Verabschiedung der neuen Weisung zur Normenhierarchie und zum Dokumentenmanagement verfügt die Schweizerische Epilepsie-Stiftung gemeinsam mit der Klinik Lengg über ein einheitliches digitales System, klar definierte Verantwortlichkeiten sowie verbindliche Regelungen für die Erstellung, Pflege und Lenkung von Dokumenten. Dadurch wurden die Voraussetzungen für Sicherheit und Compliance nachhaltig gestärkt.

Das Prozessmanagement übernahm zudem die Leitung und Steuerung verschiedener bereichsübergreifender Projekte und trug damit gezielt zur betrieblichen Exzellenz bei. Die Digitalisierung zentraler HR-Prozesse wurde konsequent weiter vorangetrieben: Einstellungen bei den EPI Services sowie den EPI Finanzen erfolgen mittlerweile standardmässig über den neu etablierten digitalen Einstellungsprozess. Darüber hinaus wurde ein Vorprojekt zur möglichen Einführung des neuen Apothekentarifs der leistungsorientierten Abgeltung LOA V durchgeführt. Weitere Schwerpunkte bildeten die Erarbeitung einer Dienstleistungsvereinbarung zwischen der Schweizerischen Epilepsie-Stiftung und dem EPI WohnWerk sowie interne Analysen zu Kostenrechnungsberichten des Kantonalen Sozialamts.

Diese Aktivitäten fördern die Etablierung einheitlicher Standards, stärken Transparenz und Qualität und unterstützen sowohl die klare Regelung von Schnittstellen als auch die nachhaltige Weiterentwicklung und Transformation der Prozesse. Gleichzeitig leisten sie einen wichtigen Beitrag zur langfristigen Sicherstellung der Sicherheits- und Compliance-Themen innerhalb der Organisation.

Kevin Hilkersberger, Prozessverantwortlicher